Depuis le 1er janvier 2018, tout professionnel assujetti à la TVA qui utilise un logiciel de caisse, de facturation ou de comptabilité doit pouvoir justifier de sa conformité. L'attestation de conformité est le document qui le prouve. Mais que dit exactement la loi et quelles sont vos obligations ?
Le cadre légal : la loi anti-fraude TVA
L'origine de l'obligation
La loi de finances pour 2016 (article 88) a instauré l'obligation pour les professionnels d'utiliser un logiciel ou système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA, notamment la pratique du « zapping » (suppression de recettes enregistrées).
Les quatre conditions de conformité
Un logiciel conforme doit garantir :
- Inaltérabilité : les données enregistrées ne peuvent être modifiées sans laisser de trace. Toute correction donne lieu à un enregistrement supplémentaire, pas à une suppression.
- Sécurisation : les données sont protégées contre toute altération ou suppression non autorisée, grâce à des mécanismes techniques (chaînage, hachage, signature).
- Conservation : les données sont conservées pendant la durée légale (6 exercices fiscaux) dans un format exploitable.
- Archivage : les données font l'objet de clôtures périodiques (journalières, mensuelles, annuelles) et sont archivées de manière sécurisée.
Attestation ou certification : quelle différence ?
L'entreprise doit pouvoir justifier de la conformité de son logiciel par l'un des deux moyens suivants :
L'attestation de conformité de l'éditeur
Il s'agit d'un document délivré par l'éditeur du logiciel qui atteste que son produit respecte les quatre conditions de conformité. L'attestation doit mentionner :
- L'identité de l'éditeur (raison sociale, adresse, SIREN)
- La désignation du logiciel (nom, version)
- La confirmation du respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage
- La date de délivrance de l'attestation
- La signature du représentant légal de l'éditeur
Cette attestation engage la responsabilité de l'éditeur. Elle est la solution la plus courante et la plus accessible.
La certification par un organisme accrédité
La deuxième option est d'utiliser un logiciel ayant obtenu une certification délivrée par un organisme accrédité, comme la certification NF 525 délivrée par Infocert (organisme mandaté par l'AFNOR). Cette certification est plus exigeante car elle implique :
- Un audit technique approfondi du logiciel
- Des tests de conformité sur l'ensemble des fonctionnalités
- Un suivi annuel avec renouvellement de la certification
- Des contrôles inopinés possibles
La certification NF 525 offre un niveau de garantie supérieur à l'attestation simple, mais elle n'est pas obligatoire.
Qui est concerné par cette obligation ?
Les professionnels concernés
Sont concernés tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent des règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse. Cela inclut :
- Les commerçants (boutiques, restaurants, bars)
- Les artisans qui encaissent sur place
- Les professions libérales qui utilisent un logiciel de caisse
- Les prestataires de services avec encaissement direct
Les logiciels concernés
L'obligation porte sur les logiciels et systèmes de caisse qui enregistrent les opérations de règlement. En revanche, sont exclus :
- Les logiciels de facturation purs qui ne gèrent pas les encaissements (suite à la mise à jour du BOFiP de juin 2017)
- Les logiciels de comptabilité qui ne font qu'enregistrer les écritures
- Les systèmes de paiement en ligne qui ne permettent pas l'annulation des transactions
Le cas des logiciels de facturation
Attention à la nuance : si votre logiciel de facturation permet de constater le règlement des factures (encaissement), il entre dans le champ de l'obligation. Pour bien comprendre les enjeux, consultez aussi notre article sur les logiciels de facturation certifiés NF525. Si vous utilisez un logiciel qui fait à la fois facturation et encaissement, l'attestation ou la certification est requise.
Les sanctions en cas de non-conformité
Amende en cas de contrôle
L'utilisation d'un logiciel non conforme est sanctionnée par une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme (article 1770 duodecies du CGI).
En cas de contrôle, l'entreprise dispose d'un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, l'amende est applicable à nouveau.
Présomption de fraude
L'absence d'attestation ou de certification peut conduire l'administration fiscale à présumer que l'entreprise a utilisé un logiciel permissif permettant la dissimulation de recettes. Cela peut déclencher un contrôle approfondi et des sanctions pour factures non conformes.
Comment obtenir l'attestation de conformité
Auprès de votre éditeur
La démarche est simple :
- Identifiez le logiciel ou système de caisse que vous utilisez
- Contactez l'éditeur ou rendez-vous sur son site internet
- Téléchargez l'attestation de conformité correspondant à votre version
- Conservez l'attestation et tenez-la à disposition en cas de contrôle
La plupart des éditeurs mettent l'attestation à disposition sur leur espace client ou sur leur site web.
Vérifiez la validité de l'attestation
Assurez-vous que l'attestation :
- Correspond bien à la version du logiciel que vous utilisez
- Est datée et signée par l'éditeur
- Mentionne explicitement les quatre conditions de conformité
- Est émise par l'éditeur officiel du logiciel (pas par un revendeur)
Bonnes pratiques
- Conservez l'attestation dans un endroit facilement accessible (classeur dédié, espace numérique)
- Mettez à jour l'attestation à chaque changement de version du logiciel
- Vérifiez la conformité avant d'acheter un nouveau logiciel
- Privilégiez les logiciels certifiés NF 525 pour un niveau de garantie maximal
- Archivez les anciennes attestations en cas de contrôle portant sur des exercices passés
Choisissez un logiciel conforme et certifié
La conformité de votre logiciel de caisse ou de facturation n'est pas une option. C'est une obligation légale dont le non-respect peut coûter cher.
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