Un contrôle fiscal peut survenir à tout moment dans la vie d'une entreprise. Les factures constituent l'un des premiers éléments examinés par le vérificateur. Une facturation rigoureuse et un archivage conforme sont vos meilleurs atouts pour traverser un contrôle sereinement.
Ce que vérifie l'administration fiscale sur vos factures
Les mentions obligatoires
Le vérificateur s'assure que chaque facture comporte l'ensemble des mentions exigées par l'article 242 nonies A de l'annexe II du Code général des impôts :
- Date d'émission de la facture
- Numéro unique de facture, basé sur une séquence chronologique et continue
- Identité du vendeur : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET
- Identité de l'acheteur : nom ou raison sociale, adresse de facturation
- Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur et de l'acheteur (si opération intracommunautaire)
- Désignation précise des produits ou services
- Quantité et prix unitaire hors taxe
- Taux de TVA applicable et montant de TVA
- Montant total HT et TTC
- Date de livraison ou d'exécution de la prestation
- Conditions de paiement : délai, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement
La cohérence des flux
Au-delà des mentions formelles, le vérificateur examine la cohérence globale de votre facturation :
- Les factures correspondent-elles à des opérations réelles ?
- Les montants sont-ils cohérents avec votre activité et votre secteur ?
- La numérotation est-elle continue et sans rupture ?
- Les factures d'achat correspondent-elles à des charges réelles et justifiées ?
La déduction de TVA
Les factures d'achat sont examinées avec une attention particulière pour vérifier la légitimité des déductions de TVA :
- La facture est-elle émise au nom de votre entreprise ?
- Le fournisseur est-il identifié et en activité ?
- Les mentions relatives à la TVA sont-elles correctes ?
- La facture correspond-elle à un besoin professionnel ?
Les erreurs de facturation qui déclenchent un redressement
Numérotation non conforme
Une numérotation de factures avec des trous, des doublons ou des séquences non chronologiques est un signal d'alerte majeur. Le vérificateur peut en déduire que des factures ont été supprimées ou créées a posteriori.
Mentions manquantes ou incomplètes
L'absence de mentions obligatoires peut entraîner :
- Le rejet de la déduction de TVA sur les factures d'achat concernées
- Une amende de 15 € par mention manquante, avec un minimum de 1 € par facture
- La remise en cause de la réalité de l'opération
Factures de complaisance
L'émission ou la réception de factures ne correspondant pas à des opérations réelles est un délit pénal (faux et usage de faux) qui entraîne :
- Un redressement avec majoration de 80 % pour manœuvres frauduleuses
- Des poursuites pénales pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 500 000 € d'amende
Défaut de conservation
L'impossibilité de présenter les factures demandées par le vérificateur constitue une opposition à contrôle fiscal, passible d'une évaluation d'office de vos bases d'imposition.
Comment bien préparer ses factures avant un contrôle
Vérifiez la complétude de vos factures
Passez en revue un échantillon représentatif de vos factures émises et reçues pour vérifier la présence de toutes les mentions obligatoires. Corrigez les anomalies détectées par des factures rectificatives si nécessaire.
Assurez-vous de la continuité de la numérotation
Vérifiez que votre séquence de numérotation est :
- Chronologique : les numéros suivent l'ordre des dates d'émission
- Continue : pas de numéro manquant dans la séquence
- Unique : chaque numéro n'est attribué qu'à une seule facture
Organisez votre archivage
Préparez un archivage structuré et facilement consultable :
- Classement chronologique des factures émises
- Classement par fournisseur des factures reçues
- Accès rapide aux pièces justificatives (bons de commande, contrats, bons de livraison)
- Fichier des écritures comptables (FEC) à jour et exportable
Préparez le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
Depuis 2014, toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit produire un FEC en cas de contrôle. Ce fichier normé contient l'ensemble des écritures comptables de l'exercice. Vérifiez que votre logiciel peut le générer automatiquement et dans le bon format.
Le déroulement d'un contrôle fiscal
L'avis de vérification
Vous recevez un avis de vérification de comptabilité au moins 2 jours ouvrés avant le début du contrôle. Cet avis précise :
- Les exercices vérifiés
- La date du premier rendez-vous
- La possibilité de vous faire assister d'un conseil
Les documents à préparer
Dès réception de l'avis, rassemblez :
- Les factures émises et reçues sur les exercices concernés
- Les grands livres et journaux comptables
- Le FEC de chaque exercice
- Les déclarations de TVA (CA3 ou CA12)
- Les contrats et documents commerciaux
- Les relevés bancaires professionnels
Pendant le contrôle
Quelques conseils pour bien gérer le contrôle :
- Restez coopératif : la bonne foi est un facteur atténuant
- Répondez avec précision aux questions posées, sans fournir d'informations non demandées
- Prenez des notes lors de chaque entretien avec le vérificateur
- Consultez un expert-comptable ou un avocat fiscaliste si nécessaire
Le rôle de votre logiciel de facturation
Un logiciel de facturation conforme vous protège contre de nombreux risques :
- Numérotation automatique et inaltérable des factures
- Mentions obligatoires intégrées par défaut
- Archivage conforme et pérenne
- Génération automatique du FEC
- Piste d'audit fiable retraçant l'historique des opérations
- Impossibilité de suppression des factures émises
Sécurisez votre facturation dès maintenant
La meilleure préparation à un contrôle fiscal commence bien avant la réception de l'avis de vérification. Un logiciel de facturation conforme et bien paramétré est votre première ligne de défense.
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