Export FEC : le guide complet du Fichier des Écritures Comptables
Le FEC, Fichier des Écritures Comptables, est un fichier numérique que toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit être en mesure de produire en cas de contrôle fiscal. Ce fichier contient l'intégralité de vos écritures comptables sur un exercice et doit respecter un format précis défini par l'administration fiscale. Il est notamment demandé lors d'un contrôle fiscal et s'inscrit dans les obligations d'archivage des factures.
Pour les TPE, le FEC est souvent source d'inquiétude. Suis-je concerné ? Mon logiciel peut-il le générer ? Le fichier est-il conforme ? Ce guide répond à toutes vos questions.
Qu'est-ce que le FEC ?
Définition
Le Fichier des Écritures Comptables est un fichier informatique standardisé qui regroupe l'ensemble des écritures comptables d'un exercice. Il a été instauré par l'article L.47 A-I du Livre des procédures fiscales et est obligatoire depuis le 1er janvier 2014 pour les exercices clos à compter de cette date.
Le contenu du fichier
Le FEC doit contenir, pour chaque écriture comptable :
- Le code journal
- Le libellé du journal
- Le numéro de séquence
- La date de l'écriture
- Le numéro de compte
- Le libellé du compte
- Le numéro de pièce justificative
- La date de la pièce justificative
- Le libellé de l'écriture
- Le montant au débit
- Le montant au crédit
- Le lettrage (le cas échéant)
- La date de lettrage (le cas échéant)
- La date de validation de l'écriture
- Le montant en devise (le cas échéant)
- L'identifiant de la devise (le cas échéant)
Le format technique
Le FEC est un fichier texte (extension .txt) dont les champs sont séparés par des tabulations ou des pipes (|). L'encodage doit être en UTF-8 ou en ASCII. Le fichier doit être nommé selon la convention : SirenFECAAAAMMJJ.txt, où AAAAMMJJ est la date de clôture de l'exercice.
Qui est concerné ?
L'obligation générale
Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée sont tenues de présenter un FEC en cas de contrôle fiscal. Cela inclut :
- Les sociétés (SARL, SAS, SA, etc.)
- Les entrepreneurs individuels (y compris les auto-entrepreneurs qui tiennent une comptabilité informatisée)
- Les professions libérales
- Les associations assujetties aux impôts commerciaux
Les exceptions
Les micro-entrepreneurs qui utilisent un simple livre de recettes et dépenses (sans logiciel comptable) ne sont pas tenus de fournir un FEC. Cependant, dès que vous utilisez un logiciel de facturation ou de comptabilité, l'obligation s'applique.
Quand le FEC est-il demandé ?
En cas de contrôle fiscal
Le FEC n'est exigé qu'en cas de vérification de comptabilité par l'administration fiscale. Vous n'avez pas à le transmettre spontanément. Cependant, lorsqu'un vérificateur le demande, vous devez être en mesure de le fournir immédiatement, sous format numérique.
Le délai de production
Le FEC doit être remis au vérificateur dès le début du contrôle, lors de la première intervention sur place. Ne pas être en mesure de le produire est considéré comme une opposition à contrôle fiscal, passible de sanctions.
La durée de conservation
Vous devez être en mesure de produire le FEC pour les exercices des six dernières années (délai de reprise de l'administration fiscale). Conservez donc vos FEC pendant au minimum six ans après la clôture de l'exercice.
Les sanctions en cas de non-conformité
L'amende pour absence de FEC
Le défaut de présentation du FEC est sanctionné par une amende de 5 000 euros par exercice vérifié. Si le contrôle porte sur trois exercices, l'amende peut atteindre 15 000 euros.
Le rejet de la comptabilité
Si le FEC est absent ou non conforme, le vérificateur peut rejeter la comptabilité et procéder à une reconstitution des résultats. Cette reconstitution est généralement défavorable à l'entreprise.
L'opposition à contrôle fiscal
Dans les cas les plus graves, le défaut de FEC peut être qualifié d'opposition à contrôle fiscal, une infraction pénale passible d'une amende de 25 000 euros et de sanctions supplémentaires.
Comment générer un FEC conforme
Depuis un logiciel comptable
Si vous utilisez un logiciel comptable (Sage, Cegid, EBP, QuickBooks, etc.), la génération du FEC est généralement une fonctionnalité intégrée. Vous sélectionnez l'exercice et le logiciel produit le fichier au format réglementaire.
Depuis un logiciel de facturation
Certains logiciels de facturation, même s'ils ne sont pas des logiciels comptables à part entière, proposent la génération d'un FEC à partir des données de facturation. La qualité de ce FEC dépend du niveau de comptabilité intégré au logiciel.
Via votre expert-comptable
Si vous confiez votre comptabilité à un expert-comptable, c'est généralement lui qui génère le FEC depuis son propre logiciel. Assurez-vous qu'il conserve les FEC de chaque exercice et qu'il peut vous les fournir rapidement en cas de besoin.
Vérifier la conformité de votre FEC
Les outils de test
L'administration fiscale met à disposition un outil de test en ligne (Test Compta Demat) qui permet de vérifier la conformité technique de votre FEC avant un éventuel contrôle. Cet outil vérifie le format, la structure et la cohérence du fichier.
Les points de vigilance
Les erreurs les plus fréquentes dans un FEC :
- L'équilibre débit/crédit : le total des débits doit être égal au total des crédits pour chaque écriture.
- La numérotation séquentielle : les numéros de pièce doivent être continus et chronologiques.
- Les dates cohérentes : la date de validation ne peut pas être antérieure à la date de l'écriture.
- Les comptes conformes au PCG : les numéros de compte doivent respecter le Plan Comptable Général.
- L'absence de doublons : chaque écriture ne doit apparaître qu'une seule fois.
Le FEC et la facturation électronique
Avec la mise en place progressive de la facturation électronique obligatoire en France, le FEC va prendre une importance accrue. Les données de facturation électronique devront être cohérentes avec les écritures du FEC. Les logiciels qui intègrent facturation et comptabilité faciliteront cette cohérence.
Les bonnes pratiques
- Générez un FEC à la clôture de chaque exercice, même si vous n'êtes pas contrôlé. Stockez-le dans un endroit sûr.
- Testez votre FEC avec l'outil de l'administration fiscale pour vérifier sa conformité.
- Conservez vos FEC pendant 10 ans pour être large par rapport au délai légal de 6 ans.
- Vérifiez que votre logiciel est à jour : les normes du FEC évoluent, votre logiciel doit suivre.
Assurez-vous que votre logiciel de facturation génère un FEC conforme. Comparez les solutions et vérifiez cette fonctionnalité essentielle.
